Утверждено

                                                                                                                                                    Советом директоров

                                                                                                                                                    Отрытого акционерного общества

                                                                                                                                                   «ТРАНССТРОЙКОМПЛЕКТАЦИЯ»

                                                                                                                                                   «25» октября 2011 года (Протокол № 4)

                                                                                                                                                    Председатель Совета директоров

                                                                                                                                                    С.В. Тихонов

 

 

П Р А В И Л А

внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра акционеров

ОАО  «Трансстройкомплектация»

 

 

 

1. Общие положения.

 

1.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра акционеров ОАО  «Трансстройкомплектация» (далее – «Правила») определяют порядок обработки и хранения документов реестра акционеров (далее - «Реестр»), обязанности должностных лиц и персонала ОАО «Трансстройкомплектация» (далее – «Общество»), а также порядок осуществления внутреннего контроля за соблюдением положений, регулирующих документооборот.

1.2. Правила внутреннего документооборота и контроля регулируют способы регистрации, обработки, хранения и архивирования документов; порядок доступа к архиву; способы сохранения электронных данных; порядок установления паролей при работе с программой ведения реестра; способы восстановления данных в случае их утраты.

1.3. Требованиями к должностным лицам и иным работникам, осуществляющим функции по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг,  являются требования о соблюдении настоящих Правил, Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг Отрытого акционерного общества «ТРАНССТРОЙКОМПЛЕКТАЦИЯ», законов и иных нормативных актов России, Устава Общества, решений органов управления  Общества в пределах их компетенции, относящейся к вопросам, регулируемым в настоящих Правилах.  

 

2. Открытие системы ведения Реестра.

 

2.1. После назначения уполномоченного лица Общества Генеральный директор Общества организует предоставление ему со стороны предыдущего уполномоченного лица документов, необходимых для ведения реестра.

 

2.2. Уполномоченное лицо Общества  приступает к ведению Реестра после подписания акта приема - передачи Реестра и после издания Генеральным директором соответствующего приказа о назначении уполномоченного лица.

 

 

3. Регистрация, обработка и учет документации, связанной с ведением Реестра.

 

3.1. Для осуществления деятельности по ведению Реестра Общество  получает документы, являющиеся основаниями для совершения операций с лицевыми счетами зарегистрированных лиц, в том числе для их изменения, или для выдачи исходящих документов. Все указанные документы и проведенные по ним операции подлежат учету, для чего используются:

 

1.  Журнал учета входящих документов;

2.  Регистрационный журнал;

3. Лицевые счета зарегистрированных лиц, эмиссионный счет, лицевой счет эмитента 

    (Общества).

 

Ведение указанных журналов и счетов осуществляет Общество .

 

3.2. Журнал входящих документов используется для учета всех документов, поступающих в Общество. Журнал учета входящих документов должен содержать следующие данные:

 

·         порядковый номер записи;

·         входящий номер документа (комплекта документов):

·         наименование документа (или перечень наименований документов в комплекте документов);

·         дата получения документа (комплекта документов) Обществом;

·         сведения о лице, предоставившем документы (для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, при  наличии - дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;

·         для физического лица - фамилия, имя, отчество, при наличии – дата, почтовый адрес отправителя);

·         дата внесения записи в Реестр (дата исполнения) и в случае отправки ответа - дата отправки ответа (в том числе дата направления отказа о внесении записи в Реестр);

·         в случае выдачи ответа - исходящий номер ответа на документы (при его наличии);

·         в случае выдачи ответа - фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

 

3.3. Журнал ведется в хронологическом порядке. Для идентифицированного учета поступившего документа или комплектов документов им присваивается входящий номер. В строку журнала записывается наименование отдельного поступившего документа или перечень наименований поступившего комплекта документов.

 

3.4. Журнал входящих документов может вестись на бумажном носителе. Допускается применение при подготовке и оформлении журнала на бумажном носителе принтеров и компьютеров с программами и электронными базами данных.  При ведении журнала в бумажной форме с использованием компьютерной системы новые записи журнала могут распечатываться за новый период, распечатанные листы скрепляются подписью и печатью и хранятся в совокупности с предыдущими листами.

 

3.5. При переходах на новые технологии ведения реестра (в том числе по новым редакциям правил ведения реестра и правил внутреннего документоборота и контроля) нумерации записей и документов в журнале входящих документов могут начинаться заново или с устанавливаемых при переходе новых начальных номеров.

 

3.6. Для осуществления учета операций на лицевых счетах зарегистрированных лиц Общество ведет регистрационный журнал. В журнале учитываются все операции за исключением информационных операций. Регистрационный журнал должен содержать следующие данные:

·  порядковый номер записи;

·  дата получения документов и их входящие номера;

·  дата исполнения операции;

·  тип операции, номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке (при проведении операций, затрагивающих только один счет, например, - открытие лицевого счета, изменение информации – заполняется графа регистрационного журнала только для одной стороны);

·  вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг (при проведении операций с ценными бумагами).

 

3.7. Регистрационный журнал может вестись на бумажном носителе. Допускается применение при подготовке и оформлении журнала на бумажном носителе принтеров и компьютеров с программами и электронными базами данных. При ведении журнала в бумажной форме с использованием компьютерной системы новые записи журнала могут распечатываться за новый период, распечатанные листы скрепляются подписью и печатью и хранятся в совокупности с предыдущими листами.

 

3.8. Журнал ведется в хронологическом порядке по дате регистрации операции. Основанием для внесения записи в регистрационный журнал служат документ или комплект документов, зарегистрированные в журнале учета входящих документов. В регистрационном журнале отражается каждая операция на лицевых счетах.

 

3.9. При переходах на новые технологии ведения реестра (в том числе по новым редакциям правил ведения реестра и правил внутреннего документооборота) нумерация записей в регистрационном журнале может начинаться заново или с устанавливаемого при переходе начального номера.

 

3.10 При поступлении входящих документов в Общество ответственное лицо Общества  вносит необходимые записи в журнал входящих документов, присваивая очередной порядковый номер записи в журнале и присваивая документу входящий номер. Одновременно на поступившем документе проставляется отметка об исполнении – записывается  присвоенный документу входящий номер и дата его поступления в Общество.

 

3.11. Получив входящий документ, Общество,  в зависимости от содержания документа, проверяет

 

·      полномочия лица, представившего документы (в том числе проверяет паспорт; Общество имеет право снимать ксерокопии паспорта и иных предъявляемых документов);

·      комплектность и правильность заполнения документов;

·      подлинность подписи и оттиска печати зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя, в том числе путем ее сличения с образцом подписи и оттиска печати, имеющимися в анкете зарегистрированного лица;

·      соответствие количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска ценных бумаг, указанных во входящих документах - основаниях для проведения операции на лицевых счетах, с аналогичными данными лицевых счетов лиц, участвующих в операции.

 

3.12. В случае выявления нарушения требований законов или иных нормативных актов России настоящих Правил Общество составляет и направляет обратившемуся лицу письменный отказ с указанием причин и состава действий, которые необходимо предпринять для того, чтобы документы были приняты и исполнены. Письменный отказ может быть вручен под роспись или направлен заказным письмом обратившемуся лицу. Копии отказов и квитанций заказных отправлений подшиваются в дело вместе с соответствующим входящим документом.

 

3.13. В случае соответствия входящего документа всем необходимым требованиям для осуществления операции на лицевых счетах Общество осуществляет следующие действия:

 

·  выбирает тип операции, которую необходимо провести в Реестре;

·  присваивает очередной порядковый номер операции по регистрационному журналу;

·  выбирает лицевые счета зарегистрированных лиц, участвующих в операции;

·  регистрирует операцию в регистрационном журнале, внося в соответствующие графы ссылку на номер входящего документа и дату приема, тип операции,  номер лицевого счета, в который вносятся изменения в информацию или с которого списываются ценные бумаги,  номер лицевого счета, на который зачисляются ценные бумаги,  сведения о ценных бумагах, с которыми совершается операция,  дату исполнения;

·  вносит в лицевые счета изменения в соответствии с результатами операции, в том числе, в случае необходимости, - изменения в реквизиты зарегистрированного лица, новое количество принадлежащих ему акций, дополнительные новые строки из регистрационного журнала.

 

 

3.14. Обществом осуществляется выдача документов заинтересованным лицам по их запросам. Документы могут выдаваться под роспись получателя с проверкой его полномочий. Подпись получателя при этом проставляется или во входящем документе-запросе, или в отдельной расписке, или на копии исходящего документа. Копии исходящих документов архивируются вместе с соответствующими входящими документами.

 

4. Хранение документации, связанной с ведением Реестра.

 

4.1. Документы, связанные с ведением реестра, хранятся в архиве. Документы передаются в архив по мере их отработки. Архивное хранение документов осуществляется в последовательности их поступления, в хронологическом порядке.

 

4.2. Общество обязано ежедневно (в периоды, когда вносятся любые изменения и дополнения в систему ведения Реестра) осуществлять сверку количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц и эмитента (Общества). Результаты сверок оформляются в виде полного списка.

 

5. Требования к помещениям, оборудованию и программному обеспечению, используемым Регистратором

 

5.1. В деятельности Общества используются следующие помещения: операционный зал и архив. Конкретные помещения - операционный зал и архив – определяются решением Генерального директора Общества. Помещения могут находиться как в разных комнатах, так и в одной комнате, быть как на территории Общества,  так и в иных местах.

 

5.2. Доступ к архиву имеет уполномоченное лицо Общества, Генеральный директор Общества и иные лица, имеющие разрешение Генерального директора Общества на доступ к архиву.

 

5.3. При использовании Обществом  для ведения Реестра программного обеспечения,  все данные системы ведения Реестра могут, кроме электронной формы,  также фиксироваться в документах на бумажном носителе. Оформление документов в бумажной форме осуществляется по мере необходимости, в том числе при возникновении изменений в документах.

 

5.4. Доступ к компьютерному оборудованию, где хранится информация Реестра, должен быть разрешен только уполномоченному лицу Общества.   Помещение, в котором установлено указанное компьютерное оборудование, должно быть защищено от доступа посторонних лиц (лиц, не имеющих права находиться в данном помещении) и содержаться в должном порядке.

 

6. Меры по обеспечению сохранности информации Реестра и по ее восстановлению в случае утраты.

 

6.1. Сохранность бумажной и электронной информации Реестра, в том числе  и ее защита от несанкционированного доступа,  обеспечивается посредством  соблюдения нижеследующих основных мер:

 

·      архивирование документов на бумажном носителе и соблюдение правил хранения документации;

·      периодическое архивирование и копирование электронных баз данных, хранение копий как минимум в двух территориально разнесенных помещениях;

·      восстановление  ближайшей по времени архивирования  рабочей электронной базы данных с архивных носителей при утрате рабочей базы и актуализация рабочей базы данных путем повторного (по отношению к “потерянной” базе данных) ввода и исполнения операций (на основании записей в журнале входящих документов и/или по первичным входящим документам, зафиксированным в период  между моментами архивации/копирования и потери данных.

 

При работе с программой ведения Реестра по усмотрению лица, работающего с программой, могут устанавливаться пароли.

 

6.2. Сохранность и защита информации достигается также за счет соблюдения в помещениях, используемых регистратором, правил противопожарной безопасности, оснащения помещений противопожарной сигнализацией, а также соблюдения охранных мероприятий.

 

6.3. Система документооборота Общества должна предусматривать возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам, а также возможность продолжения деятельности по ведению Реестра в случае отказа компьютерного оборудовании и (или) программного обеспечения.

 

6.4. В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, Общество обязано:

 

· уведомить об этом Федеральную комиссию в письменной форме в срок не позднее следующего дня после дня утраты;

·    опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра;

·    принять меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты.

 

 

7. Заключительные положения.

 

7.1. Ответственность за организацию внутреннего документооборота и контроля при ведении Реестра несет Генеральный директор Общества. Лицо, непосредственно ответственное за выполнение технических функций по осуществлению внутреннего документооборота и контроля при ведении Реестра (уполномоченное лицо), назначается приказом Генерального директора из числа штатных работников Общества, имеющих высшее образование и навыки работы с документами, а также прошедшие дополнительное обучение (курсы, семинар, консультации) по вопросам ведения  документооборота и контроля. 

 

7.2. Общество не вправе взимать плату за проведение операций в Реестре, предоставление информации из Реестра (за исключением предоставления списка лиц, зарегистрированных в Реестре владельцев именных ценных бумаг, по требованию лица, владеющего более чем 1% голосующих акций), осуществление иных действий, связанных с ведением Реестра.

 

7.3. Настоящее Положение применяется в течение всего времени самостоятельного ведения реестра Обществом. В случае передачи функций по ведению реестра специализированному регистратору – участнику рынка ценных бумаг в порядке и на условиях, установленных законом и договором с регистратором,  действие настоящего Положения прекращается.

 

7.4. Изменения и/или дополнения в настоящие Правила вносятся по  решению Совета директоров в связи с изменениями законов или иных нормативных документов России, изменений учредительных или внутренних документов Регистратора.  Вопросы об изменении и/или дополнении настоящих Правил рассматриваются Советом директоров по собственной инициативе, по предложению генерального директора или лица, осуществляющего технические функции по ведению Реестра.

 

7.5. В случае противоречия отдельных положений настоящих  Правил законам или иным нормативным актам России, Уставу регистратора, такие положения считаются недействительными и не подлежат применению.